Surat Menyurat

A. Tata Persyuratan

1. Pengertian Surat
     Berikut ini akan diuraikan beberapa pengertian surat menurut beberapa ahli.
a. W.J.S Poerwadarminta yang dimaksud dengan surat adalah kertas yang bertulis.
b. Drs. Engelbertus Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan, tetapi sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.
c. Drs. H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang atau orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi.
     Berdasarkan pendapat para ahli tersebut bisa diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis, baik atas nama sendiri maupun atas nama suatu organisasi atau perusahaan.

2. Pengertian Surat-Menyurat
     Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan komunikasi antara suatu pihak dengan pihak yang lainnya, dan dilaksanakan dengan saling bertukar informasi sehingga adanya hubungan timbal balik antara kedua belah pihak dengan saling berkirim surat. Adapun kegiatan surat menyurat disebut juga Korespondensi.
     Dalam ruang lingkup organisasi, korespondensi dapat dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
a. Korespondensi ekstern, yaitu surat menyurat yang dilakukan organisasi dengan pihak luar. Misalnya surat menyurat antara suatu perusahaan dengan perusahaan lain.
b. Korespondensi intern, yaitu surat menyurat antara pejabat dalam suatu organisasi/kantor dan antar kantor cabang atau pusat dan sebagainya. Misalnya, surat menyurat antara pejabat direksi dengan bawahannya para manajer di bawahnya.

3. Tujuan Penulisan Surat
a. untuk menyampaikan pesan/informasi;
b. untuk memperlancar arus informasi;
c. untuk membuat si penerima mengerti terhadap isi surat sehingga komunikasi dapat berkelanjutan.

B. Fungsi Surat
     Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi. Selain itu, surat juga mempunyai 7 fungsi lainnya, di antaranya:
1. Duta atau Wakil dari Pengirim
2. Pedoman dan Dasar Bertindak
3. Alat Pengingat/Berpikir
4. Barometer Kemajuan Kantor
5. Jaminan Keamanan
6. Dokumen Historis
7. Alat Promosi

C. Penggolongan Surat
1. Jenis Surat Berdasarkan Sifatnya
a. Surat Pribadi
     Surat Pribadi adalah surat yang isinya menyangkut masalah pribadi pembuatnya (pengirimnya). Surat pribadi dapat dipisahkan menjadi 2 jenis, yaitu :
1)  Surat Pribadi (Prive)
2)  Pribadi Setengah Resmi

b. Surat Niaga
     Surat Niaga, yaitu surat yang isinya berhubungan dengan perniagaan (jual-beli).

c. Surat Dinas
     Surat Dinas adalah surat-surat yang isinya berhubungan dengan kedinasan.

d. Surat Pemerintah
     Surat Pemerintah, yaitu surat-surat yang dikeluarkan instansi pemerintah.

e. Surat Sosial
     Surat Sosial yaitu surat yang dikeluarkan oleh organisasi kemasyarakatan yang isinya menyangkut masalah sosial (tidak untuk mencari keuntungan).

2. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
a. Surat Bersampul
     Surat Bersampul adalah surat yang dimasukkan kedalam amplop.

b. Warkat Pos
     Warkat pos adalah surat yang ditulis pada blangko warkat pos (gabungan dari kertas surat dengan sampulnya).

c. Kartu Pos
     Kartu Pos adalah kartu khusus yang dikeluarkan oleh PT Pos dan Giro, yang dicetak dengan kertas tebal dengan ukuran 15×10 cm.

d. Memo dan Nota
     Memo dan Nota adalah surat yang digunakan untuk mengirimkan pesan kepada pihak-pihak intern dalam suatu organisasi.

e. Telegram /Teleks / Faximile
      Telegram adalah surat yang isinya sangat singkat. Pengiriman pesan melalui Telegram hanya bisa dilayani oleh Dinas Telegrap.
Telex adalah surat yang dikirimkan dengan menggunakan mesin teleks.
Faximile (Fax) adalah surat yang dikirimkan melalui mesin faximile.

f. Surat Tanda Bukti
     Surat Tanda Bukti adalah surat-surat yang biasanya berupa formulir yang dipakai sebagai tanda bukti dari suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan suatu hal yang isinya menyatakan bukti atas sesuatu.

3. Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
a. Surat Rahasia
     Surat Rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang namanya/jabatannya dituliskan di dalam alamat surat.
Tanda surat rahasia adalah adanya tulisam RHS/R pada sampul suratnya. Atau dapat juga dengan cara memberi sampul double (lebih dari satu).

b. Surat Konfidensial
     Surat Konfidensial adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh kalangan tertentu saja, tidak untuk disebarluaskan.

c. Surat Penting
     Surat Penting adalah surat yang isinya harus segera ditindak lanjuti.

d. Surat Biasa
     Surat Biasa adalah surat yang isinya tidak harus segera ditindak lanjuti. Isi surat ini dapat dibaca oleh orang lain.

4. Surat Berdasarkan Proses Penyesuaiannya
a. Surat Sangat Segera /Kilat
     Surat Sangat segera/Kilat adalah surat yang harus ditangani dengan sangat segera (didahulukan), baik dalam proses pembuatannya maupun dalam pengirimannya.

b. Surat Segera
     Surat Segera adalah surat yang harus segera ditangani, tetapi tidak se segera surat kilat.

c. Surat Biasa
     Surat Biasa adalah surat yang dalam proses pembuatannya dan pengirimannya tidak perlu terburu-buru.

5. Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat
a. Kilat Khusus
     Surat Kilat Khusus adalah surat yang harus disampaikan dengan sangat segera kepada alamat yang dituju. Surat seperti ini hanya dilayani oleh Dinas Pos apabila kota tujuan telah ada fasilitas yang sama ( kilat khusus).

b. Kilat
     Kilat adalah surat yang harus mendapat pelayanan segera dari Dinas Pos. Surat seperti ini harus ditempeli perangko Kilat.

c. Surat Tercatat
     Surat Tercatat adalah surat-surat yang dikirimkan oleh Dinas Pos dengan fasilitas tercatat. Surat seperti ini tidak perlu ditempeli perangko.

d. Surat Biasa
     Surat Biasa adalah surat yang tidak perlu disampaikan dengan segera. Surat seperti ini harus ditempeli perangko dengan biaya minimal.

e. Wesel Pos
     Wesel Pos adalah tanda bukti pengiriman sejumlah uang melalui Dinas Pos.

6. Surat Berdasarkan Sasaran Yang Dituju
a. Surat Biasa
     Surat Biasa adalah surat yang ditujukan hanya kepada satu orang atau satu organisasi saja.

b. Surat Edaran/Pengumuman
     Surat Edaran/Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau organisasi. Adapun dua macam surat edaran, yaitu:

• Surat edaran dengan alamat untuk umum
• Surat edaran dengan alamat tertentu

D. Perlengkapan Surat
     Adapun yang dimaksud dengan perlengkapan surat adalah segala sesuatu di luar pesan yang ingin disampaikan oleh surat tersebut. Seperti pemilihan kertas, tinta yang digunakan, pelipatan kertas, dan penggunaan amplop.
1. Pemilihan Kertas Surat
a. Jenis/Bahan Kertas

• Kertas HVS (Houtvrij Schsift)

Kertas jenis ini berwarna putih besih dan halus. Untuk membuat surat dengan jenis ini dapat dipilih yang berukuran 60-30 gr. Kertas jenis ini digunakan untuk menulis surat yang ditujukan di dalam negeri. Pada era sekarang, kertas HVS digunakan untuk membuat surat, baik asli maupun kopinya.

• Kertas Doorslag

Kertas Doorslag adalah kertas yang memiliki tekstur licin, tipis, dan berwarna. Kertas seperti ini hanya digunakan untuk kopi surat-surat tanda bukti, seperti faktur, bon dan tanda bukti lainnya.

• Kertas Onion Skin

Kertas Onion Skin adalah sebuah kertas yang digunakan untuk mengirimkan surat ke luar negeri. Kertas ini dipilih karena memiliki tekstur kuat (tidak mudah sobek) dan ringan. Sehingga selain memiliki daya tahan yang tinggi juga menghemat biaya pengiriman karena biaya pengiriman dilihat dari jarak dan beratnya.

• Kertas Segel

Kertas Segel adalah kertas yang memiliki segel/tanda legalitas. Surat yang ditulis dalam kertas ini biasanya Akta Surat Perjanjian dan surat penting lainnya. Tanda segel berupa gambar "Burung Garuda" dalam lingkaran yang berwarna merah, terdapat pada kertas bagian kiri atas. Semua surat yang ditulis pada kertas ini memiliki kekuatan hukum di depan pengadilan.

Sumber: Buku Korespondensi untuk SMK/MAK Kelas X